サロン管理システムの特徴や8つの導入メリット、4つの注意点を紹介！

サロンの管理システムとは、顧客からの予約や日々の対応等を取りまとめて管理できるデジタルツールのことです。予約管理のほか、顧客情報や金銭、従業員の管理など多彩な機能が付いたツールを選べば、業務効率が高まりやすくなります。

本記事では、サロンが管理システムを導入するメリットやデメリットについてご紹介します。

サロンの管理システムとは予約や顧客管理などができるツールのこと

サロンの管理システムとは、顧客からの予約や来店履歴を一元管理する専用ツールのことです。たとえば予約機能を例に挙げると、顧客のほとんどは事前に予約をした上でお店に足を運ぶ為、予約の管理を徹底すれば予約時間のダブルブッキングなどの問題が起きにくくなり、効率良くサービスを提供できるようになります。

また併せて顧客管理機能もついている為、来店履歴やサービスの提供履歴などの情報を記録することも可能です。また、登録情報をもとにメールやメッセージを送って来店を促したり、システム上で決済を行ったりすることもできます。

サロンの管理システムは以下の様な業種に幅広く活用が可能です。
【導入店舗例】
・ヘアサロン
・ネイルサロン
・エステサロン
・アイサロン
・トータルビューティーサロン
・整骨院
・スポーツクラブ　など
一つのツールで来店促進や予約管理、顧客管理、アフターフォロー、スタッフ管理などをワンストップで行えるのは、専用システムならではの魅力です。

現在、さまざまな企業がサロンの管理システムをリリースしています。システムを選ぶ際には、操作のしやすさやデザインのよさ、カスタマイズ性能や価格など、さまざまな点をチェックすることが大切です。複数のツールを比較した上で、自分のサロンに合ったシステムを導入しましょう。

サロン管理システムの機能や特徴について

サロンの管理システムには、予約以外にも多くの機能が搭載されています。また外部機能と連携させ、売上や商品在庫の管理を行うのにも適しています。管理システムの機能は、大きく分けて次のとおりです。

予約の受付やキャンセル・変更が簡単にできる
顧客情報管理・スタッフ管理・会計連携機能が搭載されている
売上分析や在庫管理などの管理業務に役立てる

それぞれ具体的に見ていきましょう。

1．予約の受付やキャンセル・変更が簡単にできる

1-1．予約の受付機能

サロンの管理システムを導入すれば、顧客からオンライン予約があったときに自動で登録されるため便利です。外部の予約サイトを経由して、予約を登録できるタイプの管理システムもあります。

また電話やメール、店舗での直接予約などを管理システムに反映させれば、予約を一元管理することが可能です。その他にもダブルブッキングが起こるリスクを防ぎやすくなったり、予約の最新情報を一目で確認できるため、スタッフのシフト管理にも役立ったりします。

1-2．予約の変更やキャンセル機能

顧客による予約の変更やキャンセルは頻繁に起こります。紙の予約表を使っている場合、変更内容を書き込むと分かりにくくなってしまうリスクも否めません。システム上で予約変更の管理ができれば予約日時を間違うリスクを減らせ、ダブルブッキングも起こりにくくなります。

ただし簡単にキャンセルできる機能は、サロンにとって利益損失につながる恐れもあります。キャンセルによる損失を防ぐためにも、前日や当日のキャンセルを電話受付のみにするなどの工夫が有効です。

2．顧客情報管理・スタッフ管理・会計連携機能が搭載されている

2-1．顧客情報管理機能

管理システムには、顧客ごとの詳しい情報をデジタル上で管理できるという特徴があります。顧客の名前や連絡先といった基本情報を始め来店の履歴、施術内容などを記録することも可能です。詳しい記録を蓄積し続ければ、顧客ごとの電子カルテのようなイメージで使うことができるでしょう。

これまで、紙媒体で顧客情報を管理してきたというサロンもあると思います。紙の書類は収納場所が必要であることに加え、必要な書類を探す手間もかかります。管理システムを使った顧客管理は、ペーパーレスで使いやすく顧客の検索にも優れています。

2-2．スタッフ管理機能

管理システムでは、スタッフのシフト登録や対応可能メニューなど管理できることもあります。スタッフごとに対応可能メニューや得意な施術などを公開することで指名予約にもつながりやすくなります。

3．売上分析や在庫管理などの管理業務に役立てる

3-1．会計連携

サロンの会計システムを連携できるタイプの管理システムを使うのも良い方法です。予約内容がすでに登録されていれば、会計時に新たな情報入力を行う必要はありません。結果として会計ミスが起こりにくくなる上、すべてのスタッフが会計内容を瞬時に把握することも可能です。

システムの連携に関する設定をしておけば、管理システムのみでサロンのお会計を済ませることができ、レジが不要になります。

3-2．売上分析機能

サロン管理システムに会計機能を連携すれば、サロンの売上管理や集客分析ができるようになります。また、毎日の売上や集客などの情報を、分かりやすいレポートとして表示できるようなシステムを活用すれば、効率的な店舗運営に必要な分析ができ便利です。

加えて、人気のメニューや時期・クーポンの利用状況などをデータとして分析することによって、サービス内容の改善にも役立ちます。

3-3．在庫管理機能

管理システムに在庫管理機能を取り入れるケースもあります。ヘアサロンやネイルサロンによっては、お店で使っている商品を顧客に販売する機会も多いでしょう。在庫切れは大きな機会損失につながってしまいますが、無駄な在庫を抱えることも極力防ぎたいものです。システム上での在庫管理は経営の効率化につながります。また、会計や売上を管理システムと連携させていれば、消費ペースに適した在庫の管理にも役立ちます。

3-4．メールやメッセージの配信機能

顧客に対してメールやメッセージを配信する機能を搭載したサロン管理システムもあります。予約完了メールや来店後のサンキューメッセージ、リマインダーや特別クーポンなどのプロモーションを送付すれば、リピーターが増えたり来店頻度を上げたりしやすくなります。

サロンの管理システムを導入する8つのメリット

サロンの管理システムは、サロン運営を強力にバックアップしてくれる頼れるツールです。ここからは、管理システムの導入によってどのようなメリットが得られるかを紹介していきます。

1．予約状況が一目でわかる

管理システムの魅力はやはり、顧客の予約状況を一元化できるという点にあります。多くのサロンは、複数の予約専用サイトやアプリに情報を掲載して集客を行っています。自社サイトやSNSからの予約の他、電話予約や直接来店による予約も管理しなければなりません。

しかし複数の方法で予約を受け付けると、ダブルブッキングのリスクはどうしても高まってしまうものです。管理システムには、予約情報を1カ所に集約する役割があります。常に最新の予約状況を表示できるシステムがあれば、ダブルブッキングのリスクを回避しやすくなるでしょう。

システムを使うことで、顧客はお店の予約状況をチェックした上で予約を入れることが可能となります。また、アプリで予約状況が見られるサービスなどを活用すればサロンスタッフ間で予約状況を確認することができ、情報共有の手間を省けるのもメリットです。

2．必要な情報を瞬時に呼び出せる

管理システムには顧客情報を検索、ソートできる機能が備わっています。この機能を活用すれば、必要な情報を瞬時に呼び出すことができ便利です。

例えば電話で問い合わせがあったとき、予約シートなど紙媒体の情報を探すには、どうしても手間がかかってしまいます。結果的にお客様を待たせることになってしまい、満足度が下がる恐れがあります。

システムを取り入れている場合には、通話をしながらすぐに情報を呼び出すなどの対処が可能です。迅速に顧客対応ができれば、お客様を待たせることで不満を与えてしまう心配もありません。

3．予約のハードルを下げられる

サロンを利用したいものの、電話が面倒で予約をためらっているという顧客もいるかもしれません。また営業時間外や休業日には予約を受けられないため、機会損失につながるケースもあります。

24時間265日利用できるのが、サロンの管理システムの大きなメリットです。システムを導入すれば、顧客はいつでも気軽に予約できるようになります。

4．人件費を削減できる

24時間365日稼働できる予約システムには、スタッフの業務負担軽減や人件費削減といったメリットも期待できます。電話予約がメインとなっているサロンでは、施術中で電話を受けられないことによる機会損失が起こり得るかもしれません。一方、スタッフを受付に常駐させると、人件費がかさんでしまいます。

自動で予約処理を行えるシステムを取り入れれば、スタッフが対応する必要がなくなり、施術に集中できるようになります。

5．顧客情報を把握した上で接客できる

サロンの管理システムには、顧客の情報を詳しく登録できます。顧客のパーソナルデータや前回来店時のサービス内容を登録しておけば、次に顧客が来店した際にも十分に情報を把握して接客できるのです。

また顧客データを把握しておけばその人に合わせた対応ができ、顧客にも好印象を与えられます。個々の顧客に合ったきめ細かな接客をしやすくなるのが、管理システム活用の大きなメリットです。

6．売上アップにつなげられる

管理システムのメイン機能は予約の受付や管理です。しかし、システムをうまく活用すれば売上アップにつなげることも可能です。

例えば顧客情報を活用してクーポンやメルマガを配信すれば、来店率を高められます。しばらく来店していないお客様に対してダイレクトメールを送り、来店を促進するという活用方法もあります。SNSと連携させ、そのまま予約画面に進んでもらえるようにする方法も有効です。

予約の状況や顧客データ、売上データなどを一元化すれば複数のデータを細かく分析し、問題点を洗い出すなどの対処もできます。プロモーション機能や分析機能を上手に活用して、売上アップの施策をうち続けることが大切です。

7．他のシステムと連携できる

最近では会計システムや在庫管理システム、従業員管理システムと連携させて使える管理システムも増えつつあります。サロンで既に導入している他のシステムと連携できれば、業務効率は大幅にアップするはずです。

また、管理システムにSNSを連携させるという使い方も考えられます。定期的にカットモデルの施術例などを投稿すれば、それを見た新規顧客がSNSを通じて予約を入れる流れを作ることができるでしょう。

8．レジ代わりになりオンライン決済にも対応できる

管理システムと会計システムを連携させれば、会計にかかる人員や手間を減らせるだけでなく、金銭授受のミスも起こりにくくなります。クレジットカード決済やポイント払いなど多彩な決済に対応できるのも、システム導入のメリットです。

予約の際に決済を済ませてしまう事前決済の機能を導入する事例もあります。システム上で料金を先払いしてもらえれば、無断キャンセルが起こりにくくなります。

サロン管理システムの導入における4つの注意点

サロンの管理システムを活用することには多くのメリットがある一方、デメリットもいくつか考えられます。システム導入時には、デメリットやリスクを十分に把握しておくことが大切です。以下ポイントに注意しながら検討を進めましょう。

1.導入や維持にコストがかかる

管理システムの利用には一定の費用がかかります。システムの利用費用に加え、サロンに通信環境がない場合には、インターネット環境を整えるための費用も必要です。

多機能型の管理システムを選んだ場合、導入費用が高額になってしまうこともあります。結果的にコストがかさんでしまい、思ったような費用対効果が得られないかもしれません。

サロンが管理システムを導入する際には、費用対効果を十分に見極めることが大切です。

2.システムに慣れるまで時間がかかる

管理システムを初めて使用するサロンでは、システムの操作方法が難しいと感じることもあるかもしれません。すべてのスタッフがサロン管理システムを使いこなせるようになるまでには、ある程度時間がかかってしまうものです。

多くの機能を搭載した管理システムは便利なものですが、現場にうまく馴染まない可能性も考えられます。初めてシステムを導入する際には、感覚的に使えるものやシンプルな機能や操作性のツールを選ぶのが良いでしょう。また、システムの利用前に使用方法を共有するために、研修を行うなどの工夫も必要です。

3.キャンセルされやすくなる

管理システムでは予約の登録や変更だけでなく、キャンセルの操作も可能です。
システムを通した予約ではお互いの顔を見たり声を聞いたりする必要がありません。そのため、顧客は気軽に予約やキャンセルの操作を行えます。結果的にキャンセルのハードルが下がりやすくなり、キャンセル率が高まってしまう恐れもあります。

直前キャンセルによる損失を防ぐためには、リマインドメールの送付や前払いシステムの導入といった工夫が必要です。

4.情報の扱いに気をつける必要がある

システムを使った顧客情報管理を行う際には、個人情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。紙媒体で情報を管理する場合にも、情報の扱いには注意が必要ですがデジタル上で情報を管理するケースでは、ウイルス感染や情報漏えいなど別のリスクが高まりやすくなります。スタッフ間で情報管理のルールを設けるなどをして、大切な顧客情報を守りましょう。

管理システムを活用すれば業務効率化や売上アップが実現できる！

管理システムの導入には、顧客の予約手段を増やせるというメリットがあります。また店舗側にとっても、予約対応の負担を軽減できる上、顧客情報の管理がしやすくなるため作業の効率化につながります。新たにシステムを導入する際には一定のコストや手間がかかってしまいますが、搭載された機能を十分に活用すれば、業務効率化や売上アップが期待できるでしょう。

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