サロンは予約システムを導入すべし！メリットや選び方のポイントも解説

サロンの予約システムの導入には、予約業務の効率化や顧客の満足度アップといったメリットがあります。店舗ごとに必要な機能が搭載された予約システムを選び、上手に活用しましょう。

本記事では、サロンの予約システムを導入するメリットや、専用予約システムを選ぶときのポイントについて解説します。

サロンの予約システムとはネット予約を管理できるツールのこと

サロンの予約システムとは、顧客からのネット予約を管理できる専用システムのことです。

ネイルサロンやヘアサロン、アイサロンやリラクゼーションサロンといったトータルビューティーサロンでは、顧客にあらかじめ予約をしてもらうのが一般的です。予約システムを導入していれば、顧客を待たせることなくスムーズに接客や施術に移行できます。また来店予定が事前に分かれば、理美容サロン側は適切な人員と業務スケジュールを立てて動くことが可能となります。サロンの予約システムは、顧客と店舗の双方にとって大きなメリットがあるのです。

近年では、サロンのポータルサイトや予約アプリといった媒体を利用したウェブ予約で受け付けるケースが少なくありません。もちろん電話での予約や施術を受けた後の次回予約などを受ける機会もまだまだ多いです。

サロンが顧客からの予約を適切に管理する必要性

最近ではアットホームな雰囲気の小規模サロンや、個人経営のサロンが増加傾向にあります。オーナーが1名だけで運営しているサロンやスタッフが少数のみのサロンでは、電話で予約を受け付けて紙のスケジュール表などで管理するという対処が行われることも多いでしょう。

しかし少数精鋭で運営しているサロンの場合、予約電話によって施術や接客が妨げられるのは大きな損失となります。予約を受ける業務によって、オーナーやスタッフの負担が増えてしまうのも問題です。

また、理美容サロンには顧客から入った予約をきちんと管理する責任があります。顧客が入れたはずの予約がうまく処理できていなかった場合、クレームに発展することがあるからです。予約のダブルブッキングによって顧客に迷惑をかけるケースも想定されます。

予約の管理がおろそかな状態が続くと顧客に不信感を与え、スケジュール調整やクレーム対応などで、サロンスタッフの業務負担が増える恐れもあります。こうしたトラブルや問題を防ぎつつきちんと予約管理を行うことは、サロンにとって必須事項と言えるでしょう。

理美容サロン予約システムの導入における具体的なメリット

サロンの予約システム導入には費用がかかるという側面もあり、導入をためらう担当者もいるかもしれません。ここからは、サロン予約システムを導入した際の具体的なメリットを解説します。

1．機会損失を防ぐことができる

サロンの予約システムを導入することは、サロンの機会損失を防ぐことにつながります。例えばすべてのスタッフが接客をしている時間帯に予約電話が入ると、スタッフの1人が接客を中断して電話対応にあたることになります。こうした場合、接客中のお客様を待たせてしまうことになり、顧客満足度の低下につながる可能性があります。

もちろん接客中に電話対応をしないというのはあまり現実的ではありません。予約の電話を取れないと、本来受けられるはずだった予約を1件取りこぼしてしまうことになるからです。さらに、電話がつながりにくいサロンであるという印象を与えてしまい、顧客が他店に流れてしまう可能性も考えられます。せっかく施術内容がよいサロンでも、顧客に不満を抱かせたり予約を取りこぼしたりといったことが続くと、顧客離れを招きかねません。

予約システムは、サロン予約がオンライン上で完結するシステムです。すべてのスタッフが接客中で手が離せないときでも、予約対応ができます。

また、予約システムは24時間365日稼働しているため、営業時間外や定休日であっても予約を受け付けることが可能です。予約システムを活用すれば、サロン側は接客に注力できますし、顧客は思い立ったときにすぐに予約を入れられます。予約システムを導入することで機会損失が起こりにくくなり、集客率を効率的に高められるでしょう。

2．ミスやトラブルを軽減できる

電話予約や対面の予約では、聞き間違いや書き間違いによるミスが生じることがあります。電話の声が聞き取りにくく予約時間を聞き間違えてしまったり、予約表への記入を忘れてしまったりといったヒューマンエラーは、気をつけていても起こってしまうものです。
予約の間違いが起きてしまうと当日来店したお客様の対応や施術ができず、不満を抱かせてしまう可能性があります。ときにはクレームに発展し、大切な顧客を逃してしまうことにつながるかもしれません。

オンラインの予約システムには、予約時のミスやトラブルを回避できるというメリットがあります。顧客が直接システムに予約時間などの情報を入力する方法であれば、転記ミスや聞き間違いによるミスは起こりません。

結果としてサロンスタッフの負担を軽減できる上に、顧客の満足度も高まりやすくなります。

3．予約の管理がしやすくなる

サロンの予約システムを導入すれば、予約の状況をリアルタイムでチェックできます。リアルタイムの予約状況をチェックできれば、担当スタッフの割り振りが容易に行えるので人件費が無駄にかかる状況を防ぐことができます。

また、外部の予約サイトやアプリを使った予約、SNS経由の予約など、複数の媒体から予約が入っても、すべての内容予約をシステム上で一元的に管理できるシステムもあるので抜け漏れがなく安心です。

4．サービスの質がアップする

サロンの予約システムをうまく活用すれば、サービスの質をアップさせられます。予約システム上には、サロンを利用する顧客の情報がまとめられていることが多いです。その日来店する顧客の特徴（肌が荒れやすい、髪の毛に癖があるなど）やサロンへの要望（好みの雑誌の種類、話しかけられるのが苦手など）、施術履歴を予約システム上であらかじめ確認しておけば、再度ヒアリングをしなくともその顧客にあったサービスを提供できます。こうした小まめな対応がリピート率や顧客満足度の向上のアップにつながるでしょう。

また顧客から問い合わせがあったときには、予約システム上に保存されている顧客データをすぐに呼び出してチェックするのがおすすめです。予約システムでは顧客の検索が簡単に行えるので、電話などの問い合わせの際にもすぐに情報を呼び出すことができます。

予約システムを活用すれば顧客を待たせることなくすぐに対応でき、サービスの質も向上しやすくなるのです。

5．顧客に対して効果的なメールを送付できる

顧客に対してメールやメッセージ、メルマガなどを送信できるタイプの予約システムもあります。メッセージ送信機能を上手に活用すれば、顧客の来店率を高めることができます。

新サービスやおすすめサービスの紹介、クーポンの配信、サロン施術に関するコラムの配信などを行えば、顧客が興味を持ってくれるかもしれません。これらのメールやメッセージは、年齢や性別、過去の施術内容など、属性を絞って送信するのが望ましいです。

また、予約した顧客への確認メールやリマインドメール、来店したお客様へのサンキューメールなどをシステム上から送付することも可能です。メール機能やメッセージ機能を活用し、顧客との良好な関係性を育んでいきましょう。

サロン予約システムを選ぶときのチェックポイント

近年では、多くの企業がさまざまなタイプの予約システムをリリースしています。そのため「多くのシステムの中から、自分のサロンに合うシステムを選ぶのが大変」というケースもあるかもしれません。

使いやすいサロン予約システムを選ぶ際のチェックポイントは、以下のとおりです。

1．妥当な費用感か、費用対効果が高いか

サロンの予約システム導入には一定の費用がかかります。まずは、予約システムの導入にどれだけの費用がかかるのかを詳しくチェックすることから始めましょう。

月額制のもの、買い切りのもの、限られたサービスを無料で利用できてその後課金制となるものなど、費用体系はシステムごとに異なります。また、サロンの規模に応じて複数のプランを用意している予約システムもあります。

費用の安さのみに注目してシステムを選んでしまうと、せっかくシステムを導入しても機能の使いづらさに悩まされることになるかもしれません。また、必要な機能が搭載されていなかったために余計な出費が生じるリスクも考えられます。費用対効果を意識しながら、サロンに合ったサービスを選びましょう。

2.搭載されている機能を使いこなせるか

サロンの予約システムに搭載されているのは、予約を取る機能のみではありません。サロンにとってさらに嬉しい追加機能は次のようなものがあります。

来店履歴が蓄積し、すぐに検索できる機能
顧客とコミュニケーションが取れる機能
従業員の勤怠管理機能

それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

【来店履歴が蓄積し、すぐに検索できる機能】

顧客から予約が入ると、システム上では予約状況がリアルタイムで更新されます。既存の顧客からの予約の場合には、システム上で来店履歴や顧客情報をチェックすることが可能です。

【顧客とコミュニケーションが取れる機能】

予約システム上から、顧客にメッセージやダイレクトメールを送れる機能が搭載されたシステムもあります。一斉送信のほか、顧客の属性ごとに送信するメッセージ内容を変えたり、最近来店していない顧客のみに絞ってメッセージを送信したりといった工夫にも対応してくれる機能があると便利です。

【従業員の勤怠管理機能】

スタッフが増えてきたら従業員管理機能なども必要です。多機能型の予約システムを導入すれば、状況に応じてフレキシブルに活用できます。デジタルシステムに慣れているスタッフが多いサロンには、さまざまな機能が搭載された予約システムが合っているでしょう。

ただし搭載されている機能が多すぎるために、すべての機能を有効活用できない可能性も考えられます。特に担当者がITシステムに慣れていない場合、複数のシステムを活用するのはかなり難易度が高いものです。

予約システムを使いこなす自信がないときには、必要最低限の機能が搭載されているシンプルなものを選びましょう。また、導入後も機能をカスタマイズできるタイプの予約システムを選び、初めのうちは機能を絞って利用するのも良い方法です。

3.連携機能が備わっているか

他のサービスを連携させて使えるような予約システムもあります。例えばGoogleと連携できる予約システムを導入すれば、Googleカレンダーに予約を逐一反映させることが可能となります。

また、フェイスブックやラインなどのSNSと連携させる使い方も可能です。サロンですでに導入している会計管理システムや従業員管理システムと連携させて、効率アップを図る方法もあります。

サロンの予約システムを選ぶ際は、どのようなシステムを連携させられるのかをチェックしておきましょう。連携可能なシステムの種類や連携方法をあらかじめ把握しておけば、自社の既存システムと相性のよい予約システムを導入しやすいです。

4.決済システムは使いやすいか

サロンの予約システムと決済システムを一元化すれば、顧客管理や売上管理がしやすくなり、作業効率もアップしやすくなります。予約システムに決済機能を連携するときには、使用感を必ずチェックしておきたいものです。

また、決済にかかる手数料についても事前に確認しておくことが大切です。決済手数料の高いサービスを選んだ場合、売上額が大きく減ってしまう可能性があります。決済手数料がお手頃価格に設定されているサービスを選び、作業効率とコストダウンの両方を実現させましょう。

5.マーケティング性能は高いか

サロンの予約システムをマーケティングに活用できるかを確認しておくことも大切なポイントです。予約システムには顧客に関するさまざまなデータが蓄積されます。顧客ごとの購買行動や興味関心、来店頻度などを分析することは、効果的なアプローチにつながります。

また、サロンに来店するお客様の主な年代や人気のサービスなどを分析し、クーポンに反映させるなどしてサービスの質を高めていくのも良い方法です。予約システムを活用して集客率をアップさせたいとお考えなら、顧客データを数値化・グラフ化できるマーケティング分析機能が付帯しているシステムを選びましょう。

6.サポート体制が整っているか

サロンの予約システムを選ぶときには、サポート体制についても確認しておきたいものです。システムを使用する上で、不明点があったときにすぐにカスタマーサポートに相談できれば、サロンスタッフがITシステムに慣れていなくとも運用できます。

また予約システムの使い方に関するレクチャー、システムに搭載する機能のカスタマイズサポートといったサービスを展開している業者もあります。ツールに慣れていない場合には、こういったサービスを利用してみるのも検討してみてください。

サロン予約システムの機能面や費用面を確認して相性の良いものを選ぼう

サロンが予約システムを導入すれば、予約に関連する作業の大幅な効率化が実現できます。また、24時間365日予約の対応が可能となるため、顧客が時間を選ばずに予約しやすくなる点もメリットです。

サロンの予約システムには多くの種類があり、それぞれ使い勝手が異なります。機能面や費用面、連携の有無などを詳しく確認し、自分のサロンとの相性が良い予約システムを選びましょう。

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