美容室の電子カルテとは？メリットや選び方を解説

美容室はこれまで来店した顧客情報をカルテとして保存しています。カルテは顧客の施術履歴や来店頻度を把握する上で重要です。カルテを効率的に活用するためにおすすめなのが電子カルテです。

この記事では電子カルテの概要とメリット、デメリット、さらには選ぶ際の注意点を解説します。

美容室の電子カルテとは

美容室におけるカルテとは、顧客の氏名や施術履歴などの情報が記されたものです。これまで美容室のカルテは、紙で運用されることが一般的でした。紙のカルテは所定の用紙があれば、誰でもすぐに記入できるという特徴があります。一方で、保管場所が必要になる上、カルテを紛失させないための管理が必要です。また、店舗でなければカルテの内容を確認できない、カルテを探し出すのに時間がかかるといった不便さもありました。

このような紙のカルテに対して、電子カルテを導入する美容室も出てきています。電子カルテでは紙カルテに記載されているような情報を、電子データとして管理します。電子カルテはパソコンやスマートフォン、タブレットで確認可能です。

美容室の電子カルテのメリット

電子カルテは顧客情報を電子データで管理するため、紙カルテよりも管理の手間を省けます。また顧客分析もしやすくなるため、売上アップや来店アップの施策も効率的に講じられるでしょう。

顧客情報の確認が楽になる

紙のカルテでは、来店してくれたお客様の顧客情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。一方、電子カルテであれば検索機能を活用することで、顧客情報をスピーディに確認できるでしょう。

また、電子カルテサービスの中には施術項目を事前に登録しておくことで、以降は選択するだけで情報が入力できるものもあります。このような電子カルテであれば入力作業も簡略化が可能です。

写真を顧客情報に登録可能

電子カルテの中には、ヘアカットやカラーといった施術直後のお客様のヘアスタイルを写真で登録できるサービスもあります。紙カルテであっても撮影した写真を貼り付けることは可能ですが、プリントする手間が発生してしまいます。しかし、電子カルテであれば写真を印刷する手間がありません。

施術直後の状態を写真で登録することで、同じお客様が次回来店した際に要望にスムーズに応えられるでしょう。

カルテの保管場所が不要になる

紙カルテは保管するのにスペースをとってしまいますが、電子カルテであれば保管スペースは必要ありません。省スペース化が実現することで、機器置き場をはじめとしたスペースの有効活用が可能です。

また、ファイリング他、紙カルテで発生していた保管に必要な作業もなくなるため、業務の効率性が向上します。

紙カルテの印刷や購入にかかる費用を抑えられる

紙のカルテは用紙の購入や印刷をする必要がありました。顧客の数に比例して枚数は増えるため、顧客の数が多くなると用紙購入や印刷コストも増えてしまいます。このようなコストの削減も、電子カルテであれば可能です。電子カルテであればデータで保存できるため、必要なとき以外は印刷する必要はありません。

紙の経年劣化の心配が不要

紙は時間の経過とともに劣化していきます。例えば、日に当たる保管場所であれば紙が日焼けしてしまい、劣化によりカルテの中身が判断できなくなってしまう恐れがあります。経年劣化ではありませんが、水に濡れて破れてしまうといったトラブルもあるかもしれません。電子カルテであれば、紙のカルテのような劣化の心配は不要です。

セキュリティ対策にもなる

美容室で用いるカルテには、氏名や生年月日などの個人情報が記載されています。このような個人情報が漏えいしてしまうと、美容室の信頼が落ちかねません。

紙カルテの場合、持ち出し防止のために保管するキャビネットに鍵をつけるといった方法が例として挙げられます。一方、電子カルテであれば顧客情報が電子化されているため、紙カルテのように持ち出されるというリスクを減らせます。このように、個人情報保護という観点からも、電子カルテの重要性は高まっているのです。

情報の共有がスムーズになる

紙カルテは、一人の顧客情報を複数のスタッフが同時に読むことが難しいため、一度に情報を共有できません。

顧客情報を電子データ化する電子カルテであれば、スマートフォンやタブレット、パソコンなどで複数のスタッフが同時に確認できるため、情報の共有がスムーズに行えます。複数のスタッフが同時に電子カルテを確認できることで、情報の行き違いがなくなる上、情報を伝達するコミュニケーションコストが削減可能です。その結果、業務効率の向上が期待できるでしょう。

スタッフごとに異なる記入方法を統一できる

電子カルテは登録できる情報があらかじめ決まっています。そのため、紙カルテで起こっていた、スタッフごとに異なる記入方法を統一できます。また、スタッフによっては手書きの文字が読みにくい可能性があるでしょう。電子カルテであれば、文字が読みにくく情報が伝わりにくいというデメリットも解消可能です。

外出先でも顧客情報を確認可能

電子カルテはスマートフォンやタブレット、パソコンという閲覧環境が整っていれば、美容室の外からでも確認できます。前提として各店舗のセキュリティに関するルールによって状況は異なりますが、外出先や自宅からであっても顧客情報が確認可能な店舗もあるでしょう。

なお電子カルテは個人情報のため、電子カルテを閲覧できるデバイスを制限したり、アクセスするルールを決めたりするなどの情報漏洩の対策を行うことを奨励します。

顧客分析の精度が向上する

電子カルテで顧客情報をデータ化することで、お客様の来店回数や利用金額が可視化されます。可視化されたデータを基にすることで、お客様にどのようにアプローチするか、単価やリピート率をどうアップさせるかといった施策が明確に進められるでしょう。例えば、顧客分析によってターゲットを絞ることで、対象に合ったクーポンの配布やサービスを案内可能です。

他サービスと併用することで売上のアップにつながる

美容室の電子カルテは他サービスと連携させることで、売上のアップが期待できます。例えば、電子カルテでお客様の来店頻度や施術履歴を分析して、メッセージサービスでアプローチすれば、来店頻度のアップにつなげられるでしょう。

美容室の電子カルテのデメリット

電子カルテは顧客情報の管理や分析がしやすくなる一方で、操作方法を覚えるのに時間がかかるといったデメリットもあります。また、電子カルテの導入と維持には費用が発生することも理解しておきましょう。

操作方法を覚えるまでに時間がかかる

紙カルテと異なり電子カルテは、操作方法を覚えるまでに時間がかかってしまいます。特にITに不慣れなスタッフの場合、より時間がかかってしまう可能性があるでしょう。操作方法を覚えるまでの時間を短縮するためには、シンプルで使いやすい電子カルテを選ぶのがおすすめです。

利用端末や通信状況の影響を受ける

紙カルテは紙の経年劣化によって読みづらくなる、活用できなくなるというデメリットがあります。電子カルテも利用している端末が古くなってしまうと、サービスに未対応となり、閲覧できなくなる可能性があります。また電子カルテはインターネット環境が整っていないと閲覧できません。通信状況が悪くなると、電子カルテが閲覧できなくなる可能性があることを理解しておきましょう。

美容室の電子カルテの選び方

電子カルテのメリットを最大限に引き出すには、導入前にしっかりと吟味する必要があります。例えば使いづらい電子カルテでは、導入しても利用されない可能性が考えられます。選び方のポイントを押さえて、電子カルテのメリットにつなげましょう。

自分たちが使いやすい電子カルテかどうか

美容室の電子カルテにはさまざまな種類があります。例えば文字入力だけの電子カルテもあれば、写真を挿入できる電子カルテ、タッチペンを使って手書きのように直感的に入力できる電子カルテもあります。そのため、自分たちの美容室で使いやすい電子カルテかどうか着目しましょう。

例えば写真に詳細を書き込みたいといった場合は、タッチペンに対応した電子カルテを選ぶのがおすすめです。しかし電子カルテの情報を分析したい場合は、情報の入力方法を統一することをおすすめします。スタッフ間での入力内容の差をなくして統一させる目的があれば、タッチペン非対応の電子カルテを選んだほうがよいでしょう。このように電子カルテを使用する目的に合わせたサービスを選んだ方がよいといえます。

売上アップにつながる機能が備わっているかどうか

電子カルテは顧客情報の管理だけでなく、情報を分析して売上アップにつなげることができます。そのため、メッセージ機能や予約機能など売上アップにつながる機能が備わっている電子カルテを選ぶようにしましょう。

サポート体制が整っているかどうか

先述のように美容室のスタッフの中には、ITが苦手な人もいます。また、電子カルテ導入後にトラブルや不明点が発生するかもしれません。そのため、電子カルテを選ぶ際はサポート体制が整っているかどうかを確認しましょう。サポート体制が整っていれば、トラブルや不明点が発生した際に相談可能です。

美容室の電子カルテを活用して売上アップにつなげよう

美容室では顧客情報を紙のカルテで管理していましたが、近年では電子カルテも登場しています。電子カルテを導入することで顧客情報が管理しやすくなるだけでなく、情報分析による売上アップも期待できます。

美容室の顧客・予約管理を一元化できるツールが、ビューティーメリット（BeautyMerit）です。電子カルテが導入可能であることに加えて、トーク機能や予約機能なども兼ね備えているため、売上や来店頻度アップにつなげる施策が講じやすくなっています。紙のカルテから電子カルテへの切り替えを検討している方は、ぜひご相談ください。