美容室でカルテを作成する方法やメリットを詳しく解説

多くの美容室では、お客さまの情報をまとめたカルテを作成しています。例えば、お客さまの個人情報はもちろん、髪質やアレルギーの有無、過去の施術内容や担当のスタイリスト、施術中の雑談の内容まで、さまざまな情報を蓄積するのがカルテの役割です。カルテに記入した顧客情報を利用し、店舗集客に活かしましょう。

本記事では、美容室がカルテを作成すべき理由やメリット、カルテの主な記載項目を分かりやすく紹介します。

美容室にカルテ作成が必要な3つの理由

顧客のさまざまな情報をまとめたものをカルテと呼びます。ほとんどの美容室では、顧客一人ひとりに対してカルテを用意しています。

美容室カルテの役割は、以下の3つです。

お客さまと良好な関係を築くため、さまざまな情報を蓄積していくのが美容室におけるカルテの役割です。

1.顧客の個人情報を管理する

美容室カルテには、記入してもらった顧客の個人情報を記載します。氏名や住所などの情報はもちろん、電話番号やメールなど、お客さまと連絡を取り合うための情報も記載するため、カルテは顧客管理に欠かせないツールです。

2.カウンセリングで得た情報を記録する

施術前に行うカウンセリングで得た情報もカルテに記録しましょう。カウンセリングでは「抜けやすいからカラーは濃いめに入れてほしい」「スタイリングが楽なヘアスタイルにしてほしい」など、お客さまの好みや悩みなどの要望を伺います。

カルテを作成しておくことで、顧客のニーズを把握し、サービスに反映させることが可能です。

3.施術中のやり取りを詳しく残しておく

施術中のやり取りの中で得た情報を記録するのもカルテの役割の一つです。

例えば施術中の雑談などの際に、顧客が話してくれた趣味、ライフスタイル、好きな本や映画、好みのファッション、最近のできごとなど些細な情報でもメモしておきましょう。一見すると役に立たない情報のように見えることも、施術後にメッセージを送る際や、次回来店時のトークの際に話のネタとして役に立ちます。

特に話好きなお客さまの場合、前回のトークを踏まえて話しかけることで満足度の向上にもつながります。そのため、施術中の会話の内容を簡単にメモしておくことをおすすめします。

美容室がカルテを作成する4つのメリット

美容室のカルテ作成には手間がかかるため「できればカルテを書きたくない」「カルテ以外の方法で情報を管理したい」という人もいるかもしれません。

しかし、美容室のカルテには以下のようなメリットがあります。

お客さまに関するさまざまな情報をカルテに蓄積し、サービスの改善や店舗集客に活用しましょう。

1.顧客のニーズに合ったサービスを提供できる

美容室におけるカルテ作成のメリットは、顧客の好みやニーズを把握でき、それに合ったサービスを提供できる点です。ヘアスタイルの好み一つとっても、お客さまによって千差万別です。お客さまの好みに関する情報がカルテに書かれていれば、それを踏まえてお客さまにヘアスタイルを提案できます。

また、パーマやカラーの場合、お客さまの髪質や体質の影響を強く受けます。例えば、吸水毛の人はきれいにカラー剤の色が入りますが、撥水毛の人はカラー剤で染まりにくいという違いがあるため、髪質に合った施術が必要です。

顧客一人ひとりに合わせたサービスを提供するため、正確にカルテを作成しましょう。

2.担当者が変わってもサービスの質を維持できる

顧客情報をカルテにまとめておけば、担当者が変わってもサービスの質を維持することが可能です。予約状況によっては、いつも担当しているスタイリストではなく、別のスタッフが施術を担当することがあります。

またスタイリストが休職したり、急に退職したりするケースもあるかもしれません。

万が一担当者が変わっても、お客さまのカルテを見ればヘアスタイルの好みや髪質・体質などの情報がひと目で分かります。お客さまに一から説明をお願いしたり、質問に答えてもらったりする必要もありません。

3.顧客のリピート率を高められる

カルテを有効活用すれば、顧客の再来店を促すことができます。例えば、カルテに記載された連絡先を利用し、キャンペーンのお知らせを送ったり、次回の予約確認を行ったりすることが可能です。

カルテに記載された情報を確認すれば、次回の来店時期をおおまかに予測できるため、タイミングを見計らって集客キャンペーンを打てるのがメリットです。LINEやInstagramなどのSNSを運用している場合は、お客さまにIDを記入してもらえば、より店舗集客しやすくなります。

4.コミュニケーションのきっかけとして役立つ

前述のとおり、美容室におけるカルテには、施術中の雑談などで知った情報も記録するのが一般的です。カルテの情報を活かして、顧客へのトークの糸口をつかんだり、お互い共通の話題で盛り上がったりと、コミュニケーションの円滑化に役立ちます。

ただしお客さまによっては、施術中にあまり話したくないという人もいるため、無理に話しかけたりする営業トークはNGです。コミュニケーションのきっかけづくりの一つとして、カルテを有効活用しましょう。

美容室のカルテに記載する主な項目

美容室のカルテには、以下の6つの項目を記載することが一般的です。

サービスの質を向上させ、顧客満足度を高めるには、顧客一人ひとりの情報を細かく管理していく必要があります。あらかじめカルテのテンプレートを作成しておくことで、カルテ作成の手間を減らせます。

お客様情報

まずは基本的なお客様情報を記載しましょう。

・　氏名
・　住所
・　生年月日
・　職業
・　電話番号
・　メールアドレス

ここに記載した情報は施術後のお礼メールや、次回の予約確認など、店舗集客にも活用できます。年齢や職業、居住エリアなどのデータを元にして、顧客分析に活かすことも可能です。

髪質や体質

施術前にカウンセリングを実施し、お客さまの髪質や体質などの情報をカルテに記入しましょう。例えば髪の癖や柔らかさ、ダメージの度合いなどの情報を記入しておくことでパーマやカラーの際に役立ちます。

顧客によっては薬剤の成分やヘアピンなどの金属、ゴム手袋などにアレルギーがある人もいます。顧客のアレルギーの有無を確認しておくことも大切です。

施術内容

カット、パーマ、カラーなど、その日の施術内容や仕上がりを必ず記載しましょう。顧客の好みを知ることができるだけでなく、次回来店時の髪の状態や伸び具合を予測できます。

また以前来店したお客さまが前回と同じオーダーをした際に、カルテの内容を確認してサービスを提供できます。可能であれば、施術直後の写真も撮らせてもらいましょう。お客さまの状態を正確に把握できるため、次回来店時のサービスに活かせます。

施術時のメモ

前述したように、施術時の雑談や会話内容をカルテにまとめておきましょう。顧客の趣味や好きなことが分かるため、次回来店時のトークがスムーズになります。

ただし個人情報は厳重に取り扱う必要があります。必要に応じて、個人情報の取り扱いについて定めたプライバシーポリシーの作成も検討しましょう。

利用したクーポン

意外と大切なのが、お客さまが来店時に使用したクーポンを記載することです。過去に利用したクーポンの履歴を調べれば、お客さまがどのようなキャンペーンに魅力を感じているかが分かるため、店舗集客に活かせます。

例えば、トリートメントの割引クーポンがきっかけで来店した顧客の場合、よく似たキャンペーンのお知らせをすることで、次回以降も来店してくれる可能性が高まります。カルテの顧客情報を元にして、お客さまの好みや傾向を分析しましょう。

店販購入商品

シャンプーやトリートメント、スタイリング剤などの店頭販売の商品（店販商品）が売れた場合、商品名をカルテに記載しましょう。新しい店販商品のお知らせや、割引クーポンの配布などによって、お客さまが来店するきっかけが生まれます。

このように、カルテは顧客情報を蓄積し、サービス改善に役立てる重要なツールです。店舗の売上に伸び悩んでいる人や、リピーターがなかなか増えない人は、カルテを有効活用しましょう。

美容室のカルテを一元化して上手に活用しよう

美容室におけるカルテとは、お客様情報、髪質や体質、施術内容、施術時のメモ、利用したクーポン、店販購入商品など、顧客に関するさまざまな情報を蓄積するツールです。カルテに記載した顧客情報を活用することで、サービスの質を改善したり、店舗集客に活かしたりできます。

しかし、美容室のカルテを紙で作成する場合、カルテの入力に時間がかかるだけでなく、紛失によって個人情報が漏洩するリスクがあります。

そこでおすすめなのが、美容室の顧客・予約管理を一元化できるサービスの導入です。ビューティーメリット（BeautyMerit）なら、カルテを一元化できるだけでなく、データ化して施術のサービス向上に役立ちます。また、カルテ機能で、施術直後の写真を登録し、お客さまの状態を正確に把握することも可能です。

美容室のカルテ作成・管理にお困りの場合は、ぜひビューティーメリット（BeautyMerit）の導入をご検討ください。