美容室の顧客管理は難しい？効率化するポイントを紹介

顧客管理は、美容室（美容院）における重要な業務の一つです。年齢や性別など、さまざまな情報を把握する必要があるため、手間のかかる作業ですが、しっかりと行うことで、顧客満足度や売上の向上を期待できます。

本記事では、美容室における顧客管理の重要性や、効率化するポイントについて解説します。顧客管理で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

美容室（美容院）における顧客管理の重要性

顧客管理をしっかりと行えば、顧客満足度や売上の向上、顧客との関係性強化といった効果を期待できます。ここでは美容室（美容院）における顧客管理の重要性について解説するので、チェックしましょう。

1.顧客満足度や売上の向上につながる

顧客管理をしっかりと行うことは、顧客満足度の向上につながります。年齢や性別といった基本情報だけではなく、髪質に関する悩みやファッションの好み、よく利用するメニューといった項目まで把握して最適な提案をすれば、顧客に満足してもらえるでしょう。

例えば、顧客の要望に合わせて単純にカットをするだけではなく、好みやメニューごとの利用頻度を把握してカラーやヘッドスパを提案すれば、満足度の向上や売上の増加を見込めます。

2.顧客に合わせたアプローチができる

顧客に合わせてアプローチできることも、顧客管理が重要な理由の一つです。例えば、顧客の誕生日を把握して、その月にメッセージカードや割引クーポンなどを送ると喜んでもらえるでしょう。家族構成を把握しておき、家族割引クーポンを渡すのもよいアプローチ方法です。

顧客ごとの来店日や来店頻度を記録しておき、しばらく来ていないときに美容室側から連絡するのもよいでしょう。個別の対応によって顧客に特別感を抱いてもらいやすく、継続的な来店を期待できます。

3.顧客との関係性を強化できる

顧客管理を行うことは、顧客との関係性強化にもつながります。顧客との関係を構築するためには施術中の会話が欠かせませんが、多くの顧客と接しながら、それぞれの会話内容を覚えておくのは簡単ではありません。

顧客管理をしっかりと行い、名前や年齢などの基本データと一緒に会話の概要を記録しておけば、次回の対応時に役立ちます。何度も同じ話をしてしまうことや、無難な天気の話で終わってしまうことを避けられ、少しずつ話を発展させながら関係性を強化できるでしょう。

美容室における顧客管理の課題

顧客管理の重要性を理解しつつも、紙カルテの保管場所がない、情報を管理する手間がかかるなどの課題を抱えている美容室も多いでしょう。ここでは、顧客管理に関する一般的な課題を紹介します。

1.紙カルテを使うと保管場所が必要になる

紙カルテは、顧客情報を管理する方法の一つです。情報を書き込んでいくだけでよいため、特別なスキルは必要なく誰でも簡単に作成できます。

紙カルテのデメリットは、保管場所が必要なことです。顧客が増えると紙カルテの整理に時間がかかったり、目的のカルテが見つからなかったりするケースもあるでしょう。

2.データ管理の手間がかかる

Excelを使って顧客情報を管理している美容室もあるでしょう。Excelによる顧客管理のメリットは、すぐに利用できることです。最初からパソコンにインストールされているケースも多く、難しい導入作業を行うことなく管理業務をスタートできます。

一方、Excelによる顧客管理のデメリットは、データ管理の手間がかかることです。無料のテンプレートなども配布されていますが、美容室の状況に合わせてカスタマイズするために時間がかかることもあります。ファイルを共有しにくいことも大きなデメリットです。複数の店舗で情報を共有したい場合などには、あまり向いていないでしょう。

美容室における顧客管理システム導入時の課題

美容室が顧客管理システムを導入する際には、いくつかの現実的な障壁に直面することがあります。しかし、適切な対策を講じることで、これらの課題を乗り越えることができます。ここでは、導入時によくある課題と具体的な解決策について解説します。

1.既存データの移行における課題

紙のカルテやExcelで管理している顧客情報を新しいシステムへ移行する作業は、多くの美容室が直面する大きな課題です。データの正確性を保ちながら効率的に移行するためには、以下の方法が有効です。

システムの移行サポートを活用する場合、多くのシステム提供会社では専門スタッフによるデータ移行サポートを提供しています。正確性とスピードを重視する場合は、このサービスの利用をおすすめします。
CSVインポート機能を活用する場合、既存データをCSV形式に整理し、システムの一括インポート機能を利用することで作業時間を大幅に短縮できます。手作業によるミスも防げるため、効率的な移行が可能です。
データ量が少ない小規模サロンの場合、スタッフの空き時間を利用して手動入力することも現実的な選択肢となります。この方法では、データの見直しと整理を同時に行えるメリットもあります。

2.スタッフの習熟期間と教育体制

新しいシステムに対するスタッフの理解と習熟は、導入成功の重要な要素です。一般的な習熟期間の目安は、オーナーや店長で約1週間、経験豊富なスタイリストで約2週間、アシスタントで約3週間程度となります。
効果的な教育のためには、導入前に十分な研修期間を設け、実際の業務を想定したロールプレイングを実施することが重要です。また、質問しやすい環境を作り、スタッフが安心してシステムを覚えられるようサポートしましょう。

3.初期投資とランニングコストへの不安

システム導入には初期費用と継続的なランニングコストが発生します。費用対効果を正しく評価するためには、自店の規模と目的に合ったシステム選択が重要です。
システムタイプ別の費用構成は、各システムや機能、オプションによっても様々ですが、価格だけでなく、目的に沿って必要な機能の充実度や将来的な拡張性も含めて、長期的な視点でコストパフォーマンスを検討することをおすすめします。

4.小規模サロンでの段階的導入方法

すべての機能を一度に導入すると、小規模サロンでは運用負荷が大きくなる可能性があります。段階的なアプローチが効果的です。

第1段階（1〜3ヶ月目）では、予約台帳のデジタル化と基本的な顧客情報管理に集中し、紙ベースからの完全な移行を目指します。
第2段階（4〜6ヶ月目）では、オンライン予約機能の公開と自動リマインダー機能を活用し、電話対応の削減と予約管理の効率化を図ります。
第3段階（7ヶ月目以降）では、蓄積されたデータを活用した売上分析や、顧客の来店周期に合わせたマーケティング施策を開始します。

美容室における顧客管理システム導入の失敗を防ぐために

せっかく顧客管理システムを導入しても、適切に活用できなければ期待する効果は得られません。ここでは、よくある失敗パターンとその対策について解説します。

1.システム導入が失敗する主な理由

美容室の顧客管理システム導入が失敗する主な理由として、以下の4つが挙げられます。

1.導入目的が不明確な場合、何のためにシステムを導入するのか具体的な目標が定まっていないため、適切なシステム選定や効果的な運用ができません。
2.スタッフの非協力では、新しいシステムに対する抵抗感や積極性の不足により、データ入力漏れや誤りが生じ、システムが形骸化してしまいます。
3.システム選定のミスは、サロンの規模や業務フローに適さないシステムを選択してしまい、使いこなせずに業務効率が低下するケースです。
4.データの未活用では、システムに蓄積された顧客データや売上データを分析・活用しないため、リピート率向上やマーケティング効果が期待できません。

2.継続運用のための重要なポイント

システム導入は目的ではなく手段です。長期的にシステムを活用し続けるためには、以下の3つのポイントが重要です。

1.データ入力のルール化と徹底では、顧客情報や施術履歴の入力項目を統一し、スタッフ全員が同じ品質でデータを蓄積する文化を築くことが大切です。
2.定期的なデータ分析と情報共有として、月に一度は売上データやリピート率などを分析し、朝礼などでスタッフと共有することで、目標達成に向けた意識統一と改善点の発見につながります。
3.スタッフからのフィードバック収集も欠かせません。実際にシステムを使用するスタッフの声を積極的に聞き、運用改善やシステムへの要望に反映させることで、システムの利便性向上とスタッフのモチベーション維持が図れます。

美容室の顧客管理を効率化するならシステム化が最適

美容室における顧客管理を効率化したい場合は、顧客管理システムを導入するのがおすすめです。美容室向けの顧客管理システムには、さまざまな便利機能が搭載されており、業務効率化や顧客満足度の向上に役立ちます。以下、顧客管理システムを利用するメリットを紹介しますので、チェックしておきましょう。

1.紙カルテをデータ化できる

顧客管理システムを活用すれば、紙カルテをデータ化して効率よく管理できます。顧客管理システムには、予約日時や施術メニュー、担当した美容師といった基本情報はもちろん、施術写真や利用したクーポンなども記録できます。会話内容をメモしておくことで、顧客との関係性強化にもつながるでしょう。

紙カルテの保管場所も必要なくなるため、省スペース化を図り、空間を有効活用できます。名前などで検索すれば目的のデータがすぐに見つかるため、紙で保管するときのような手間もかかりません。

2.美容室の状況を可視化して分析できる

蓄積されたデータをもとに、美容室の状況を可視化できることも大きなメリットです。予約データや会計データからグラフを作成したり、客観的に分析したりできます。美容室の課題を把握して、具体的な対策を立てることも可能です。特に、顧客管理に加えて売上管理も実施できるシステムを選べば、より客観的な経営状況の分析ができるでしょう。

3.美容室のオリジナルアプリを作成できる

オリジナルアプリを作成できる顧客管理システムもあります。施術メニューを掲載したり、予約機能を搭載したりできるため、美容室での電話対応業務を減らすことが可能です。24時間いつでも予約を入れることができるため、顧客側の利便性も高まるでしょう。

さまざまな集客サイト経由の予約を一元管理できることも大きなメリットです。複数の集客サイトを利用していると、予約情報を管理するだけでも手間がかかります。顧客管理システムを活用すれば、全ての経路からの予約を一元管理できるため、業務を大幅に効率化できるでしょう。

4.効率よく顧客にアプローチできる

効率的に顧客にアプローチできることも、顧客管理システムを導入するメリットの一つです。アプリ上で会話できるシステムであれば、施術後にカウンセリングを行ったり、次の予約を促したりできます。美容室のおすすめ商品を紹介することなども可能です。しばらく来店していない顧客への連絡によって予約を促し、売上向上・売上改善などにもつながるでしょう。

システムを活用して美容室の顧客管理を効率化しよう！

今回は、美容室における顧客管理の重要性や効率化のポイントを紹介しました。顧客管理をしっかりと行えば、顧客満足度を向上させつつ、売上向上・売上改善が期待できます。とはいえ顧客管理は手間のかかる作業であるため、便利なシステムを導入するのがおすすめです。

顧客管理を効率的に進めたい場合は、「BeautyMerit（ビューティーメリット）」をお試しください。カルテをデータ化してペーパーレスを図りながら、サービスの質を向上できます。また、顧客管理・売上管理などの業務を効率化できるだけでなく、蓄積されたデータから、グラフを作成したり、美容室の状況を客観的に把握したりすることも可能です。

導入後のサポート体制も充実しています。データの入力方法や予約の管理方法など、分からない点については専門の担当者がしっかりとバックアップします。美容室の業務を丁寧にサポートしますので、ぜひご利用ください。